Как организовать работу дома эффективно, секреты плана рабочего дня.

Умение разработать собственный план рабочего дня — важное требование для человека, желающего работать дома эффективно и прибыльно.

11 МИН 353

Часто люди не знают, как лучше организовать график работы, совершая ошибки и портя эффективность труда. Чтобы избежать хаоса в рабочем графике и эффективно работать, получая удовольствие от процесса, надо следовать нижеизложенным советам и правилам. Как эффективно работать из дома: первые шаги 1) Обустройство рабочего места Рекомендуется выбрать отдельный уголок в комнате, который будет восприниматься полноценным рабочим пространством. Лучше выбрать стол, работая за компьютером сидя, нежели лежа на кровати, потому что постель ассоциируется обычно со сном. Рабочее пространство должно находиться подальше от кухни; 2) Подготовить подходящий внешний вид Важно для организации рабочего процесса. Вместо привычной домашней одежды необходимо подобрать «офисную», повышая рабочий настрой; 3) Перед началом работы проверить электронную почту Поможет не отвлекаться в процессе работы, сохраняя продуктивность; 4) Использование специальных приложений Значительно облегчат удаленное взаимодействие с коллегами следующие приложения: Zoom, Bluejeans, Gather — видеоконференции; Slack, Microsoft Teams — общение с командой; Google Hangouts, Skype — личные беседы; 5) Согласовать рабочий график, если имеются дети Необходимо обязательно обсудить рабочее расписание с детьми осознанного возраста — они пойдут навстречу, зная, когда появится время совместного досуга. Переговоры не помогут, если дети младшего возраста. Придется ждать «тихого часа»; 6) Сбалансированное питание, соблюдение режима сна, физические нагрузки Отказываясь соблюдать данный пункт, организм начинает плохо функционировать и, следовательно, страдает продуктивность. В отличие от офисных работников, у фрилансеров велик соблазн досидеть до двух часов ночи, а утром отсутствует работоспособность. Надо хорошо организовать режим: ложиться спать и вставать в одно и то же время. Полезно проветривать помещение, прогуляться, делать разминку. Человеческий организм также нуждается в множестве микроэлементов и жидкости — следует регулярно питаться, пить воду; 7) Абстрагирование Находящиеся дома близкие люди могут отвлекать, часто воспринимая дистанционную работу несерьезно. Решение ситуации — найти компромисс с родными, попросив не тревожить в рабочее время; 8) Откинуть домашние дела и социальные сети в рабочее время Заниматься домашними делами надо перед или после работы. В рабочее время мозг должен сконцентрироваться на деловой задаче — необходимо исключить просмотр телевизора, социальные сети. Правила организации удаленной работы Кажется, работать из дома без присутствия начальства — прекрасная перспектива, ведь рабочий план выстраивается самостоятельно лишь одним человеком, который сам себе начальник. Однако дома отвлечься проще, чем в офисе, что требует силы воли, выдержки, соблюдения правил. Правило первое — дисциплинировать самого себя Недостаточно дисциплинированный человек не станет успешным фрилансером. Дисциплина — духовный железный стержень, помогающий плодотворно работать. Поскольку удаленная работа не предполагает руководства, без контроля человек теряет хватку, занимаясь прокрастинацией. Без воспитания воли любой составленный рабочий график получится неудачным. Показывает практика, дисциплинировать самого себя трудно — под надзором руководителя человек адаптируется, беспрекословно соблюдает рабочие условия, а дом ассоциируется с местом, где можно отдохнуть, спокойно провести время. Желание работать пропадает. Без железной воли. Рекомендуется записаться на тренинги с профессиональными психологами, посещая индивидуальные, групповые занятия; читать литературу, мотивирующую заняться самодисциплиной; найти внешний объект мотивации (близкие люди). Правило второе — уметь собраться Выработать такую привычку нелегко, но возможно, применяя действенный способ: меньше соотносить действия с размышлениями, эмоциями. Надо научиться выполнять обязанности сразу, не тянуть резину, надеясь, что другой проявит инициативу, выполнив поручение. Правило третье — составлять список дел Устанавливая рабочий график, надо ответственно продумать дела в нем. Можно утром подготовить чистый лист (ежедневник, заметки в телефоне) и написать все, что необходимо сделать: в начале дня посвятить себя важным обязанностям, на вечер оставить менее срочные. Придумывая план рабочих действий, рекомендуется взять в пример пирамиду Франклина — система планирования, разработанная Бенджамином Франклином. Смысл заключается в следующем: 1) План, включающий мелкие ежедневные задачи; 2) Краткосрочный план, включающий дела на несколько недель, месяц; 3) Долгосрочный план с задачами на несколько лет; 4) Генеральный план — самый большой и значимый, пункты в нем написаны обобщенно, помогая человеку достичь главного; 5) Глобальная цель, подразумевающая главное стремление к чему-то; 6) Основные жизненные ценности, то, ради чего живет человек. Получается, все человеческие жизненные цели заключены в пирамиду, чем выше задача — тем важнее. Правило четвертое — помнить о перерывах Что выгоднее: беспрерывно работать с пониженной продуктивностью или труд с приятной паузой, минимальным стрессом и повышенной эффективностью работы? Очевидно, второе. Даже пятнадцатиминутный перерыв повышает эффективность труда. Выполнять задачу проще, зная, что в конце ждет приятное вознаграждение — прогулка на свежем воздухе, чашка кофе или вкусный перекус. Закончилось на сегодня рабочее время — надо сразу встать из-за стола и не вспоминать о работе до следующего дня, уделяя внимание приятному: хобби, близкие, чтение книг, просмотр фильмов. Важно эмоционально не «перегореть» — работать станет эффективнее. Правило пятое — исключить чрезмерный перфекционизм Стремиться к лучшему итогу, желание усовершенствовать проделанную работу — замечательно и полезно, но нельзя бесконечно дорабатывать каждую мелочь, тратя время. Главное — сконцентрироваться на основной части работы, проделав до конца. Как организовать план рабочего дня дома Чтобы составить план рабочего дня, надо разбить его на три части: начало, основная деятельность, заключение. Многие успешные бизнесмены выполняют ключевые задания утром. Негативные мысли о работе — фактор снижения продуктивности, потому утро надо начинать с позитивного настроя без спешки, спокойно завтракая. Так можно сэкономить силы и нервы. Основной рабочий процесс требует постановки железного, но приемлемого срока выполнения. К примеру, до 19:00 выполнить весь объем задач. Важный совет — держать в убранном виде рабочее пространство и не переключаться на другие занятия. Можно легко потерять рабочий настрой, решив прочитать сообщение друга во время загрузки документа, к примеру. Рекомендуется сделать больше дел, совмещая рутину с активной деятельностью (сделать 15 деловых звонков, потом заняться отчетом). Заключение рабочего процесса включает доработку важных дел без горящего срока, чтобы на следующий день не выполнять наспех. Полезно составить завтрашний план, потом сверяясь с результатом. Важно помнить! Небольшие отклонения от плана являются нормой, следует стараться их минимизировать. Планирование рабочего дня — метод эффективного использования рабочего времени, который даже сократит его. Главный враг большинства людей — некорректное распределение времени. Чтобы достичь карьерного успеха, людям приходится работать вдвое больше, в итоге времени катастрофически не хватает, собираясь выполнить много задач сразу. Если неграмотно им распоряжаться, конечно. В планирование входит следующее: · Обозначение приоритетов Поможет принять решение, какие дела должны быть выполнены, какие разрешено отложить или проигнорировать; · Определение главных задач Аналогично расстановке приоритетов, но уже в рабочее время. Человек выбирает задачу, приносящую важный результат; · Способ решения задачи Требует серьезного обдумывания. Необходимо учитывать не только то, что нужно сделать, но и как лучше сделать. Выполнять задачу надо быстрым эффективным путем, экономя время; · Занятия в свободное время Как только освободилось свободное время, рекомендуется потратить его на полезные вещи: заняться самообразованием, улучшить профессиональные навыки. Метод матрицы Эйзенхауэра Действенный способ составить план рабочего дня — метод матрицы Эйзенхауэра, заключающий определенные дела в четыре квадрата: 1. Квадрат A — срочные, важные обязанности Дела со сжатыми сроками, невыполнение которых пагубно скажется на профессиональной цели, требуют быстрых действий. Важно, чтобы квадрат A почти всегда пустовал, содержал небольшое количество задач; 2. Квадрат B — менее срочные важные обязанности Основные дела, требующие беспрекословного выполнения в течение рабочего дня, иначе попадут в квадрат A; 3. Квадрат C — менее важные срочные обязанности Например, внезапно возникшая потребность поговорить с потенциальным клиентом. Подобные поручения можно и нужно передать коллеге, сосредотачиваясь на важном; 4. Квадрат D — незначительные обязанности Сюда заносятся дела с минимальной пользой, разрешено смело проигнорировать. Таким образом, матрица Эйзенхауэра поможет разделить деловые обязанности по степени нужности и срочности, сэкономив рабочее время. Необходимо понять закон Паркинсона: работа не должна занимать все время, отведенное на выполнение. Существуют задания, выполнимые за час, но нередко растягиваются людьми на целый день — задачи усложняются, возникают отвлекающие факторы, теряется время. Необходимо стараться сокращать отведенные сроки. Ошибки составления плана рабочего дня Дабы не портить эффективность удаленной работы, следует оградиться от типичных ошибок, совершаемых людьми: 1) Много внимания сфокусировано на мелочах. Ошибка объясняется путем закона Парето: работая над базовой составляющей работы, человек затрачивает 20% усилий, достигая 80% результата; работая над мелочами, человек затрачивает в четыре раза больше усилий, достигая в четыре раза меньше результата; 2) Неверно расставленные приоритеты. Квадрат A (важные и срочные дела) часто путается с квадратом C (менее важные срочные дела). Важно, чтобы силы тратились на самое важное в данный момент, а дела из квадрата C можно передать сотруднику, как говорилось ранее; 3) Отсутствие личной жизни. Хорошее планирование рабочего дня подразумевает составить его так, чтобы впоследствии спокойно заниматься любимым делом. Если сгрести много дел, не выделив время на хобби — следует пересмотреть рабочий график.